In diesem Blog möchte ich von Zeit zu Zeit einige Themen und Aspekte des E-Commerce beleuchten und zum gemeinsamen Austausch und Brainstorming einladen - alternativ können Sie sich gerne auch einfach Impulse mitnehmen ...

2024-05-21

Fakten und Details zur E-Rechnung im B2B-Bereich

Die elektronische Rechnung wird Pflicht im B2B-Bereich: Das kommt auf Unternehmen zu
Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Regelung ist durch das Wachstumschancengesetz eingeführt worden, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Die Einführung dieser Verpflichtung zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die sogenannte Mehrwertsteuerlücke zu schließen (VeR E-Invoicing; IHK Frankfurt am Main).

Welche Übergangsfristen gibt es und für wen gilt die Pflicht? Das erfahren Sie hier:
Elektronische Rechnungen sind bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen und die E-Rechnungsverordnung erfüllen müssen.

Bisherige Wahlmöglichkeiten
Unternehmen konnten bisher wählen, in welcher Form sie Rechnungen stellen:
- Rechnung in Papierform
- Rechnung als PDF
- XRechnung
- ZUGFeRD-Rechnung

Neue Regeln ab 2025
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausstellen. Eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung wird nur noch unter Zustimmung des Empfängers akzeptiert, andernfalls muss die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (IHK Frankfurt am Main; d-velop.de)

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den EU-Richtlinien (2014/55/EU) entspricht. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x erfüllen diese Anforderungen (d-velop.de)

Wichtig: PDF-Rechnungen und Papierrechnungen gelten ab 2025 als “sonstige Rechnung”.

Übergangsfristen
Die E-Rechnungspflicht tritt ab dem 01.01.2025 in Kraft, wobei es folgende Übergangsfristen gibt:
- Bis Ende 2026 können Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch als Papierrechnung oder nicht konforme elektronische Rechnung übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 EUR dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden (VeR E-Invoicing; d-velop.de)

Vorteile elektronischer Rechnungen
Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile:
- Vereinfachung der Arbeitsprozesse
- Schnellere Bezahlprozesse
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Einsparungen bei Papier- und Portokosten

Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Unternehmen sollten Rechnungsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen und versenden kann. Die Übergangsfristen bieten Zeit zur Umstellung, sollten aber nicht dazu führen, die Anpassung zu verzögern.

E-Rechnungsformate
In Deutschland gibt es im Wesentlichen zwei Hauptformate:
1. XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format.
2. ZUGFeRD: Ein Hybridformat mit lesbarer PDF und eingebetteter XML-Datei

Erstellung und Archivierung
E-Rechnungen können mit Online-Generatoren oder Buchhaltungsprogrammen erstellt werden. Sie müssen die gleichen Pflichtangaben wie traditionelle Rechnungen enthalten und elektronisch, GoBD-konform archiviert werden.

Fazit
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ab 2025 bringt Herausforderungen, aber auch viele Vorteile mit sich. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um ihre Prozesse anzupassen. Eine effiziente Rechnungsstellung ist essentiell für Liquidität und Geschäftsabläufe. Bereiten Sie sich frühzeitig vor und halten Sie sich über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden.