In diesem Blog möchte ich von Zeit zu Zeit einige Themen und Aspekte des E-Commerce beleuchten und zum gemeinsamen Austausch und Brainstorming einladen - alternativ können Sie sich gerne auch einfach Impulse mitnehmen ...

2024-09-12

Chatbots in der Personalabteilung

Chatbots in der Personalabteilung: Entlastung für Personaler:innen und Mitarbeiter:innen

Die überbelastete Personalabteilung
Personalabteilungen stehen oft unter hohem Druck. Eine Umfrage zeigt, dass 78% der HR-Mitarbeitenden ihr Arbeitspensum als “hoch bzw. deutlich zu hoch” bewerten. Die Aufgaben sind vielfältig und herausfordernd, während finanzielle Ressourcen für zusätzliches Personal häufig fehlen.

Viele Tätigkeiten in der Personalabteilung erfordern Erfahrung und Empathie. Es gibt jedoch auch Routineaufgaben, die weniger Fingerspitzengefühl verlangen und ohne persönlichen Kontakt erledigt werden können. Hierzu gehören häufig wiederkehrende Fragen zu Themen wie Resturlaub oder Kernarbeitszeiten.

83% der befragten HR-Mitarbeitenden sehen Potenzial darin, mit Unterstützung eines Chatbots ihre Arbeit effizienter zu gestalten und mehr Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen.

Was sind Chatbots?
Ein Chatbot ist eine Software, die in der Lage ist, über ein Eingabefeld mit Nutzer:innen zu “chatten”. Die Technologie kann natürliche Sprache verstehen, Antworten geben und Rückfragen stellen. Im Gegensatz zu einfachen Suchmaschinen oder FAQs können Chatbots die Absicht der Nutzer:innen erkennen und flexibel auf verschiedene Formulierungen reagieren.

Chatbots können in Websites, Intranets oder Apps wie Microsoft Teams eingebunden werden. Sie eignen sich besonders für Bereiche, in denen schnell, zuverlässig und kompakt Informationen bereitgestellt werden müssen und repetitive Aufgaben anfallen.

Vorteile von Chatbots:
- 24/7 Verfügbarkeit
- Sofortige Antworten
- Unbegrenzte gleichzeitige Bearbeitung von Anfragen

Einsatz von Chatbots in der Personalabteilung
Chatbots können im HR-Bereich eingesetzt werden, um im Recruiting zu unterstützen oder Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert Informationen zu - Personalthemen zur Verfügung zu stellen. Sie eignen sich besonders für Anfragen, deren Antworten standardisiert werden können, wie z.B.:
- Fragen zu Sonderurlaub
- Informationen zur Änderung der Steuerklasse
- Ansprechpartner bei Abrechnungsfehlern
- Regelungen zu Kernarbeitszeiten oder Feiertagen

Es ist wichtig zu betonen, dass Chatbots HR-Fachleute nicht ersetzen können und sollen. Für personalisierte Anfragen, die von individuellen Umständen abhängen, sind nach wie vor Personaler:innen oder Führungskräfte die geeigneten Ansprechpersonen.

Vorteile für Personaler:innen und Mitarbeiter:innen:
- Reduzierung des Arbeitspensums und der Unterbrechungen
- Mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und persönliche Gespräche
- Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen für Mitarbeiter:innen

Anforderungen an einen guten HR-Chatbot
Ein effektiver HR-Chatbot sollte:
- Fragen passgenau beantworten können
- Aktuelle arbeitsrechtliche Regelungen berücksichtigen
- Einfach zu pflegen sein

Um den Pflegeaufwand zu minimieren, empfiehlt es sich, einen Anbieter zu wählen, der einen vortrainierten Chatbot mit Vorlagen anbietet. Der Anbieter sollte zudem über Expertise im Personalbereich verfügen, um die Rechtssicherheit der Antworten zu gewährleisten.

Case Study: Chatbot Arnie bei der Nürnberger Versicherung
Die Nürnberger Versicherung führte Anfang 2019 den HR-Chatbot “Arnie” ein, um den gestiegenen Informationsbedarf der Mitarbeiter:innen nach einer Umstrukturierung des HR-Bereichs zu decken.

Implementierungsschritte:
- Einbindung von IT-Abteilung und Betriebsrat
- Anpassung der rechtssicheren Antwortvorlagen an unternehmensspezifische Regeln
- Professionelle Begleitung durch internes Marketing
- Einführung des Chatbots als “neuer Kollege”
- Kontinuierliche Promotion im Intranet

Die Nutzung des Chatbots stieg von anfänglich 100 Fragen pro Woche auf 130 bis 180 Fragen pro Woche.

Gründe für die Wahl des HR Assistant von Haufe:
- Guter Ruf und langjährige Expertise von Haufe im Personalbereich
- Rechtssichere Vorlagen
- Einfach und intuitiv bedienbare Oberfläche
- Sofort startklar mit über 300 vorformulierten Antworten
- Rechtssichere Antworten in 28 verschiedenen Sprachen
- Gute Zusammenarbeit und Support
- Technische Implementierung innerhalb weniger Tage

Die Einführung des Chatbots führte zu einer Zeitersparnis von ca. 8 Stunden pro Woche für die Personalabteilung.

Fazit
HR-Chatbots können als digitale Kollegen die Personalabteilung effektiv unterstützen, indem sie Routineaufgaben übernehmen und häufig wiederkehrende Fragen beantworten. Dies schafft Freiräume für strategische und kreative Aufgaben sowie für persönliche Beratung.

Für einen erfolgreichen Einsatz sollten HR-Chatbots passgenau und rechtssicher sein. Vortrainierte Chatbots mit fachlich geprüften Antwortvorlagen minimieren den Einrichtungs- und Pflegeaufwand. Es empfiehlt sich, einen Anbieter zu wählen, der auch Aktualisierungen bei rechtlichen Änderungen übernimmt.

Ein gut implementierter HR-Chatbot kann sowohl für Personaler:innen als auch für Mitarbeiter:innen zu einem zuverlässigen Kollegen werden, der Arbeit abnimmt und den Alltag vereinfacht.